🧵 Hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý đơn hàng

Công ty cổ phần thương mại và sản xuất Thun Việt (THUNVIETJSC) · Tài liệu cho nhân viên · Bản 08/2026

🔑 Đăng nhập

Mở trình duyệt (Chrome/Edge/Safari — trên máy tính hoặc điện thoại) và vào địa chỉ hệ thống do công ty cung cấp. Nhập email và mật khẩu được cấp riêng cho từng người. Mỗi tài khoản gắn với một vai trò (Sale, Kế toán, QLTĐ, QLSX, QC, Tổ trưởng) — đăng nhập xong hệ thống tự hiện đúng menu và việc của vai trò đó.

⚠ Không chia sẻ tài khoản. Quên mật khẩu → liên hệ Admin/IT nội bộ để cấp lại.

📖 Cần hướng dẫn SÂU từng chức năng theo quy trình? → Mở bản CHI TIẾT từng bước

Mục lục

🧑‍💼 SALE — Kinh doanh 🧾 KẾ TOÁN 🗓 QLTĐ — Quản lý tiến độ 🏭 QLSX — Quản lý sản xuất 🔍 QC — Kiểm tra chất lượng 🧵 TỔ TRƯỞNG sản xuất 🚨 LUỒNG XỬ LÝ LỖI PHÔI 💡 Mẹo dùng nhanh 📲 Cài app vào điện thoại

📲 Cài app vào điện thoại (không cần chợ ứng dụng)

Hệ thống cài được lên màn hình chính điện thoại như một app thật: có biểu tượng riêng, mở toàn màn hình không còn thanh địa chỉ, giữ đăng nhập. Chỉ cần làm một lần:

🤖 Android (Chrome) ① Mở trang web hệ thống bằng Chrome và đăng nhập.
② Bấm nút ⋮ (3 chấm, góc trên phải).
③ Chọn "Thêm vào màn hình chính" hoặc "Cài đặt ứng dụng".
④ Bấm Cài đặt — biểu tượng 👕 Thun Việt xuất hiện ở màn hình chính.

🍎 iPhone (Safari) ① Mở trang web hệ thống bằng Safari (bắt buộc Safari, Chrome trên iPhone không cài được).
② Bấm nút Chia sẻ (ô vuông có mũi tên lên, giữa thanh dưới).
③ Kéo xuống, chọn "Thêm vào MH chính".
④ Bấm Thêm — biểu tượng 👕 Thun Việt xuất hiện ở màn hình chính.

⚠ Từ lần sau mở app bằng biểu tượng trên màn hình chính, KHÔNG cần mở trình duyệt gõ địa chỉ nữa. App luôn tự dùng bản mới nhất — không phải cập nhật thủ công.

🧑‍💼 SALE — Kinh doanh

Vai trò: tiếp nhận yêu cầu của khách → lên đơn → theo dõi đơn → là người quyết định phương án với khách khi phôi KH gửi bị lỗi.

Màn Tổng quan của Sale — menu bên trái, giữa là các việc cần xử lý ngay

Các menu chức năng

Menu	Dùng để làm gì
Tổng quan	Nhìn nhanh việc cần làm hôm nay: đơn chờ xác nhận, sự cố chờ xử lý, đơn sắp giao
Lên đơn mới	Tạo đơn hàng: nhập khách, ngày giao (chọn được ngay hôm nay), yêu cầu phôi + size, thiết kế + mockup, chia phôi. Có nút Lưu nháp giữ cả ảnh
Danh sách đơn hàng	Đơn theo trạng thái · Xác nhận đã nhận hàng · Chia lại SL theo số đạt QC (sau khi có lỗi) · Đơn phụ ưu tiên · Đơn lưu nháp
Tạo đơn preorder QC	Khách muốn kiểm phôi TRƯỚC khi lên đơn chính thức → tạo phiếu preorder cho QC kiểm
Xác nhận ngày giao	Xem/xác nhận ngày giao chính thức do QLTĐ chốt
Incident → Xử lý lỗi phôi KH	Nơi chốt phương án với khách khi phôi lỗi (xem mục Luồng xử lý lỗi phôi bên dưới)
Danh sách Preorder QC	Theo dõi các phiếu preorder: kết quả kiểm, báo khách, chốt và lên đơn

Màn Lên đơn mới — khai size theo từng thiết kế, dán ảnh mockup trực tiếp từ Zalo/Web (Ctrl+V)

Danh sách đơn hàng theo trạng thái — đơn có sự cố hiện chip đỏ INC

Luồng việc hằng ngày

Lên đơn mới khi khách chốt — điền đủ size nếu khách báo size cụ thể; nộp xong đơn chuyển Kế toán duyệt.

Theo dõi Tổng quan — thấy chip đỏ INC hoặc mục "Sự cố chờ xử lý" thì vào xử lý ngay (khách đang chờ).

Chia lại SL theo số đạt QC khi hệ thống nhắc — chốt cơ cấu in thật để mở cổng sản xuất.

Gửi báo cáo QC cho khách từ màn chi tiết đơn (nút báo cáo + ảnh bằng chứng).

🧾 KẾ TOÁN

Vai trò: duyệt đơn/cọc → chốt nguồn phôi → đặt và nhận phôi NCC → xác nhận xuất giao → làm việc với NCC khi phôi NCC lỗi.

Màn "Việc cần làm" của Kế toán — gom mọi việc chờ: duyệt đơn, chốt nguồn, nhận hàng

Các menu chức năng

Menu	Dùng để làm gì
Tổng quan / Việc cần làm	Mọi việc đang chờ Kế toán, bấm từng dòng xử lý
Duyệt cọc	Duyệt đơn mới Sale nộp (kiểm tra cọc/thông tin) — duyệt xong đơn mới chạy tiếp
Chốt nguồn phôi	Xác nhận phôi lấy từ đâu: KH gửi / tồn kho / đặt NCC
Phiếu đặt NCC	Tạo + theo dõi phiếu đặt phôi với nhà cung cấp
Nhận hàng (phôi/vật liệu)	Ghi nhận phôi về kho theo từng đợt giao
Xác nhận xuất & giao	Xác nhận đơn xuất kho, in phiếu xuất kho SX-XK-01
Incident	Xử lý lỗi phôi nguồn NCC/tồn kho: 3 lựa chọn — NCC gửi bù / giảm trừ / hoàn lô
Preorder · nhận phôi	Xác nhận nguồn + ghi nhận phôi preorder về để QC kiểm
Công nợ · Xác nhận xuất bán	Theo dõi công nợ, chứng từ bán ra

Chi tiết đơn dưới góc nhìn Kế toán — duyệt đơn, chốt nguồn phôi ngay tại đây

🗓 QLTĐ — Quản lý tiến độ

Vai trò: chốt ngày giao chính thức → điều phối đơn cho tổ sản xuất → giám sát tiến độ toàn xưởng → duyệt sẵn sàng giao. QLTĐ cũng có quyền dừng ca khi cần.

Tổng quan QLTĐ — đơn mới 24h, chờ chốt ngày giao, cảnh báo trễ hạn

Các menu chức năng

Menu	Dùng để làm gì
Điều phối SX	Gán từng phần việc (thiết kế × công nghệ) cho tổ sản xuất phù hợp
Control Tower	Bảng theo dõi tổng thể mọi đơn đang chạy — trạng thái, nút thao tác nhanh
Tiến độ tổ theo ngày giao / Tiến độ tổ SX	Theo dõi sản lượng từng tổ, đơn nào đang ở tổ nào, có kịp ngày giao không
Tiến độ QC	Lô nào đang chờ kiểm, kết quả kiểm mới nhất
Duyệt sẵn sàng giao	Xác nhận đơn đã đủ điều kiện giao khách
Chỉ đạo	Gửi chỉ đạo có ảnh đính kèm xuống các bộ phận về một đơn cụ thể
Incident	Theo dõi mọi sự cố; xác nhận ngày giao cho đơn phụ bù (chốt 1 lần)

Chi tiết đơn dưới góc nhìn QLTĐ — chốt ngày giao, điều phối tổ

🏭 QLSX — Quản lý sản xuất

Vai trò: duyệt mẫu thiết kế & mẫu đầu truyền → duyệt số lượng lỗi QC ghi nhận → xử lý dừng lỗi/dừng ca → giám sát sản xuất.

Tổng quan QLSX — việc chờ duyệt (mẫu, số lỗi), cảnh báo dừng lỗi

Các menu chức năng

Menu	Dùng để làm gì
Duyệt mẫu thiết kế	Duyệt mockup/mẫu thiết kế trước khi cho in
Duyệt mẫu đầu truyền	Duyệt mẫu in đầu tiên của từng thiết kế × công nghệ × tổ trước khi chạy cả lô
Duyệt số lượng lỗi QC	Xác nhận số lỗi QC ghi nhận (với lô cần QLSX duyệt) — số sau duyệt là số chính thức
Xử lý dừng lỗi	Các ca sản xuất bị dừng vì lỗi — xem nguyên nhân, cho chạy lại
Control Tower / Tiến độ tổ / Tiến độ QC	Giám sát toàn xưởng giống QLTĐ
Cấu hình	Ngưỡng QC, quy trình bước SX, tổ — chỉ QLSX/Admin chỉnh

🔍 QC — Kiểm tra chất lượng

Vai trò: kiểm phôi đầu vào khi nhận về → kiểm thành phẩm đầu ra theo lô → ghi số lỗi kèm ảnh bằng chứng. Số QC đo là căn cứ cho mọi bước xử lý sau.

Màn "Việc cần kiểm" — chia rõ QC đầu vào (phôi) và QC đầu ra (thành phẩm)

Các menu chức năng

Menu	Dùng để làm gì
Việc cần kiểm → QC đầu vào	Kiểm phôi mới nhận: đếm thực nhận, ghi số lỗi theo từng size (nếu đơn khai size), chụp/dán ảnh lỗi
Việc cần kiểm → QC đầu ra	Kiểm thành phẩm sau in theo lô/công đoạn — đạt thì thả vào bước tiếp
Tiến độ QC	Toàn cảnh lô đã kiểm/đang chờ
Lịch sử QC	Các lượt đã kiểm hôm nay/trước đây
Danh sách Preorder QC	Kiểm phôi khách gửi TRƯỚC khi lên đơn (phiếu preorder)
Incident	Sự cố sinh ra từ các lô lỗi — theo dõi trạng thái xử lý

Màn lô kiểm đầu vào — bảng kiểm theo size, lô vượt ngưỡng tự chuyển "chờ phương án"

Kiểm preorder — kết quả kiểm là căn cứ để khách chốt lên đơn

⚠ Lô FAIL bắt buộc có ít nhất 1 ảnh bằng chứng. Đơn có khai size thì lượt kiểm có lỗi bắt buộc ghi bảng lỗi theo size (để biết lỗi rơi vào size nào mà bù đúng).

🧵 TỔ TRƯỞNG sản xuất

Vai trò: nhận ca cho phần việc tổ mình → in mẫu đầu truyền trình duyệt → nhập sản lượng ca → in bù khi có sự cố.

Tổng quan Tổ trưởng — đơn cần nhận ca, ca đang chạy của tổ

Các menu chức năng

Menu	Dùng để làm gì
Tiến độ tổ	Việc của tổ theo đơn: cần nhận ca, đang chạy, đã xong
In mẫu đầu truyền	Sau nhận ca hệ thống nhắc in mẫu đầu truyền để QLSX duyệt trước khi chạy lô
Nhập ca SX	Ghi sản lượng từng ca (số làm được, số lỗi sơ bộ) — có gợi ý phôi khả dụng
In bù (theo sự cố)	Việc in bù phát sinh từ lỗi đầu ra được quy về tổ

Chi tiết đơn dưới góc nhìn tổ — chỉ hiện phần việc thuộc tổ mình, kèm ảnh mẫu in từng thiết kế

🚨 LUỒNG XỬ LÝ LỖI PHÔI (quan trọng nhất)

Khi QC kiểm phôi phát hiện lỗi, hệ thống tự động mở "Sự cố" (mã INC-x, chip đỏ hiện ở mọi màn liên quan) và tự chuyển đúng người xử lý theo NGUỒN phôi. Không ai phải nhớ luật — cứ theo nút trên màn hình.

QC kiểm phôi đầu vào, ghi số lỗi (kèm size + ảnh). Lỗi trong ngưỡng cho phép → phần đạt vẫn chạy tiếp, phần lỗi vẫn mở sự cố để đòi bù. Lỗi vượt ngưỡng → cả lô tạm dừng chờ phương án.

Hệ thống mở Sự cố INC-x và rẽ theo NGUỒN phôi:

🧑‍💼 Phôi KHÁCH GỬI → SALE xử lý Sale mở Incident → Xử lý lỗi phôi KH và chốt với khách 1 trong 3:
① KH gửi bù phôi → hệ thống tạo ĐƠN PHỤ (mã DBS) đúng số thiếu theo từng size;
② KH chấp nhận giảm SL → chia lại toàn bộ số đạt để sản xuất;
③ KH hủy đơn → đơn dừng hẳn.

🧾 Phôi NCC / TỒN KHO → KẾ TOÁN xử lý KT mở Incident và làm việc với nhà cung cấp, chọn 1 trong 3:
① NCC gửi bù (tạo đơn phụ, hẹn ngày phôi về);
② Giảm trừ công nợ (chấp nhận thiếu);
③ Hoàn lô trả NCC.

Màn Sale xử lý lỗi phôi KH gửi — bảng đối chiếu theo size + 3 phương án, chọn là chạy ngay

Nếu chọn BÙ: đơn phụ DBS sinh ra tự động, chia bù đúng size bị thiếu. Sale chốt luôn ngày giao dự kiến trong form; QLTĐ chỉ xác nhận 1 lần. Khách bù KHÔNG đủ số thiếu → hệ thống bắt tick xác nhận GIẢM phần còn thiếu ngay lúc chốt, không hỏi lại lần 2.

Phôi bù về: Kế toán ghi nhận hàng về → QC kiểm tiếp phôi bù như một lô mới. Đạt thì thả vào sản xuất.

Sale chia lại SL theo số đạt: vì đơn gốc chỉ còn số phôi đạt tại chỗ, hệ thống nhắc Sale vào Chia lại SL theo số đạt QC — máy đề xuất sẵn theo cơ cấu lên đơn trừ phần đã bù, thường chỉ cần bấm xác nhận. Chia xong cổng sản xuất mở.

Sau khi chốt xong: panel "Phương án cuối" hiện ở màn chi tiết đơn của mọi vai trò — ai cũng thấy: chia bao nhiêu, đơn bổ sung nào, tỷ lệ size, ngày phôi về, trạng thái đã nhận hay chưa.

Chi tiết đơn khi đang có sự cố — banner đỏ INC + khối theo dõi size + nhắc chia lại SL

Ai làm gì khi có lỗi phôi — tóm tắt

Vai trò	Việc phải làm
QC	Ghi đúng số lỗi theo size + ảnh bằng chứng. Số QC là số chính thức
QLSX	Duyệt số lỗi (khi lô thuộc diện cần duyệt) — sau duyệt luồng tự chạy tiếp
Sale	Phôi KH gửi: chốt 1 trong 3 phương án với khách; sau đó chia lại SL khi hệ thống nhắc
Kế toán	Phôi NCC/tồn: chốt với NCC (bù / giảm trừ / hoàn lô); ghi nhận phôi bù về
QLTĐ	Xác nhận ngày giao đơn phụ (1 lần); theo dõi tiến độ tổng
Tổ trưởng	Không phải làm gì ở khâu phôi đầu vào — chỉ nhận ca khi cổng SX mở. Lỗi ĐẦU RA do tổ thì nhận việc "In bù"

✅ Nguyên tắc chung: mọi lỗi cần bù đều đi bằng ĐƠN PHỤ (mã DBS) — không sửa tay số liệu đơn gốc. Số bù luôn đối chiếu với SỐ LÊN ĐƠN theo từng size; màn hình tự tính "cần bù bao nhiêu", không phải nhẩm.

💡 Mẹo dùng nhanh

Mẹo	Cách dùng
Dán ảnh siêu nhanh	Copy ảnh từ Zalo/Web/Facebook → rê chuột vào khu upload → nhấn `Ctrl`+`V` (Mac: `⌘`+`V`). Hoặc bấm thẳng vào ô "📋 Dán ảnh". Ảnh tự nén, không cần lưu file trước
Xem ảnh to	Bấm vào bất kỳ ảnh thu nhỏ nào (mockup, ảnh QC) để phóng to — bấm nền hoặc `Esc` để đóng
Nộp đơn không sợ mất	Nộp đơn bị báo thiếu thông tin → lỗi hiện ngay cạnh nút Nộp, mọi dữ liệu và ảnh giữ nguyên — chỉ sửa đúng mục bị báo rồi bấm Nộp lại
Lưu nháp	Đơn dài chưa xong → bấm 💾 Lưu nháp (giữ cả ảnh) — vào "Đơn lưu nháp" làm tiếp sau
Chip đỏ INC	Thấy chip đỏ INC-x ở bất kỳ đâu = đơn đó đang có sự cố chưa xử lý xong — bấm vào là tới đúng chỗ cần thao tác
Chuông thông báo	Mọi việc tới lượt mình đều có thông báo — kiểm tra chuông 🔔 góc phải mỗi khi vào ca

THUNVIETJSC · Tài liệu hướng dẫn nội bộ — thắc mắc liên hệ Admin/IT